Kumpirmahin na tinatarget mo ang tamang tao

Bago makipag-ugnayan, tiyakin na natukoy mo ang tamang tao o ahensiyang may awtoridad na gampanan ang iyong hinihiling. Ang pakikipag-ugnay sa isang tao na walang kapangyarihang umaksyon sa inyong kahilingan ay pag-aaksaya lamang ng oras at maaaring magmungkahi na hindi ninyo nauunawaan kung paano gumagana ang kaugnay na institusyon.

Tanungin ang iyong sarili: sino ang gumagawa ng huling desisyon sa tiyak na usaping ito? Sa ilang mga kaso, may isa na nagbibigay ng payo at ang isa naman ang nagbibigay ng pahintulot. Maaaring maghanda ng rekomendasyon ang isang opisyal ng konseho habang bumoboto rito ang mga halal na konsehal. Ang isang departamento ng kumpanya ay maaaring humawak sa patakaran habang ang koponan ng pamunuan ay nag-aapruba ng mga pagbabago. Kung parehong kasangkot, makipag-ugnayan sa pareho.

Kung hindi ka sigurado, tingnan ang opisyal na website ng kaugnay na organisasyon, suriin kung paano nagawa ang mga katulad na desisyon noon, o tawagan ang pangunahing hotline at itanong kung sino ang humahawak sa tiyak na isyung inilalapit mo.

Makipag-ugnayan nang maaga, hindi lang sa paghahatid

Hindi mo kailangang hintayin magkaroon ng libu-libong pirma bago ipaalam sa tagapagdesisyon na umiiral ang iyong petisyon. Ang maagang pakikipag-ugnayan ay may dalawang layunin: ipinapakita nito na seryoso ka, at nagbibigay ito sa iyo ng panahon upang malaman kung mayroong pormal na proseso ng pagsusumite na dapat mong sundin.

Ang maikling pambungad na mensahe kapag inilunsad ang iyong kampanya, o kapag nakalikom ka na ng iyong unang makabuluhang bilang ng mga pirma, ay ganap na angkop. Panatilihin itong maikli at makatotohanan. Hindi ka pa humihingi ng desisyon. Ipinaaalam mo sa kanila at nagtatatag ng linya ng komunikasyon.

Ang maagang pakikipag-ugnayan ay nakakatulong din sa iyo na mahanap ang tamang address, pangalan ng kaugnayang opisyal o kinatawan, at kung mayroong mga deadline na kailangan mong malaman.

Paano Sumulat ng Epektibong Mensahe

Kahit nagpapadala ka ng pambungad na tala, impormasyon ukol sa progreso, o pormal na liham ng paghahatid, pareho lang ang istruktura. Maging malinaw, maikli, at magalang. Ang mga mensahe na may poot o akusasyon ay nagbibigay sa tumatanggap ng dahilan upang hindi ka pansinin.

Bawat mensahe para sa tagapasiya ay dapat isama ang:

• Ang iyong hinihiling. Isaad nang malinaw at walang kalabuan ang tiyak na pagbabagong gusto mo.
• Bakit ito mahalaga. Isa o dalawang pangungusap tungkol sa kung sino ang apektado at ano ang mangyayari kung walang pagbabago.
• Ang antas ng suporta ng publiko. Ilagay kung ilang tao na ang pumirma at isama ang [link ng petisyon] para ma-verify nila ito.
• Anumang kaugnay na deadline. Kung nalalapit na ang isang desisyon, sabihin ito. Ang deadline ay nagbibigay sa iyong mensahe ng dahilan para basahin agad.
• Isang malinaw na kahilingan para sa tugon. Magtanong kung ano ang plano nilang gawin at kung kailan mo maaasahang makabalik sila sa iyo.

Pumili ng tamang channel

Iba't ibang sitwasyon ay nangangailangan ng iba't ibang pamamaraan.

• Email Ang tamang panimulang punto para sa karamihan ng mga kampanya. Nagsisimula ito ng isang nasusulat na talaan, maaaring ipasa sa loob ng organisasyon, at nagbibigay-daan sa tatanggap na magkaroon ng oras para tumugon. Tumuloy sa isang taong may pangalan imbes na sa pangkalahatang inbox.
• Liham. Ang isang naka-print na liham na ipinadala sa koreo ay angkop para sa mga pormal na institusyon tulad ng parlamento, mga kagawaran ng gobyerno, o malalaking pampublikong ahensya. Minsan mas napapansin ang pisikal na liham kaysa sa email.
• Tawag sa telepono. Kapaki-pakinabang para sa pag-follow up sa hindi nasagot na email o para malaman kung sino ang tamang contact person. Magkaroon ng malinaw na layunin bago tumawag at panatilihing maikli.
• Paghingi ng Pagpupulong. Sulit ituloy kapag mayroon ka nang malaking bilang ng mga pirma. Ang personal na pakikipag-ugnayan ay mas mahirap ipagsawalang-bahala at nagbibigay ito sa iyo ng pagkakataon na ipakita ang iyong panig nang direkta. Magkaroon ng kakayahang mag-adjust sa iskedyul: kung ang pangunahing tagapagpasiya ay hindi available, ang makipagkita sa isang senior na miyembro ng kawani ay sulit pa rin.
• Social media. Ang pagtag ng decision-maker sa isang pampublikong post ay lumilikha ng nakikitang presyon. ```

  >>

  Kumpirmahin na tamang tao ang iyong tinatarget

  Bago makipag-ugnayan, tiyakin na tukoy mo na ang tao o ahensyang may awtoridad na gawin ang hinihiling mo. Ang pakikipag-ugnayan sa taong wala namang magagawa sa iyong kahilingan ay pag-aaksaya ng oras at maaaring magmungkahi na hindi mo nauunawaan kung paano gumagana ang kaugnay na institusyon.

  Itanong mo sa iyong sarili: sino ang gumagawa ng pinal na desisyon sa partikular na isyung ito? Sa ibang mga kaso, maaaring magpayo ang isang ahensya at aprubahan ito ng iba. Maaring ihanda ng tagapag-ugnay ng konseho ang isang rekomendasyon habang ang mga halal na konsehal ang bumoboto para dito. Maaring isang departamento ng kumpanya ang nangangasiwa sa patakaran habang ang executive team ay nag-aapruba ng mga pagbabago. Kung pareho silang kasangkot, makipag-ugnayan sa pareho.

  Kung hindi ka sigurado, suriin ang opisyal na website ng kaugnay na organisasyon, tingnan kung paano nagawa ang katulad na mga desisyon sa nakaraan, o tumawag sa pangunahing switchboard at itanong kung sino ang humahawak sa partikular na bagay na iyong inihahain.

  Makipag-ugnayan nang maaga, hindi lamang sa paghatid

  Hindi mo kailangan maghintay hanggang sa magkaroon ka ng libu-libong pirma bago ipaalam sa gumagawa ng desisyon na umiiral ang iyong petisyon. Ang maagang pakikipag-ugnayan ay may dalawang layunin: ito ay nagsasaad na seryoso ka, at nagbibigay ito sa iyo ng oras para malaman kung may pormal na proseso ng pagsusumite na dapat mong sundin.

  Ang maikling mensahe ng pagpapakilala kapag inilulunsad ang iyong kampanya, o kapag nakalikom ka na ng kauna-unahang makabuluhang bilang ng mga pirma, ay lubos na angkop. Panatilihin itong maikli at factual. Hindi ka pa humihiling ng desisyon. Pinapaalam mo sa kanila ang iyong presensya at nagtatatag ng linya ng komunikasyon.

  Ang maagang pakikipag-ugnayan ay makakatulong rin sa iyo para malaman ang tamang address, pangalan ng kaugnay na opisyal o kinatawan, at may mga deadline na kailangan mong malaman.

  ``` Mas mabisa ito kapag may kongkretong bagay kang maiuulat, tulad ng isang mahalagang tagumpay, at hindi ito maganda kapag mukha itong tuloy-tuloy na kampanya ng panliligalig.

Panatilihin ang talaan ng lahat ng kontak: mga petsa, pangalan, kung ano ang ipinadala, at kung anong tugon ang natanggap mo. Mahalaga ang rekord na ito kung sakaling tumaas ang antas ng kampanya at lalo na kapag pormal nang ihahatid ang petisyon.

Tamain ang oras ng iyong pakikipag-ugnayan

Ang pinaka-epektibong sandali para makipag-ugnayan sa isang tagapasiya ay kaugnay ng mga kaganapan sa iyong kampanya o sa kanilang proseso ng paggawa ng desisyon.

• Kapag naabot mo ang bilang ng mga pirma na nagpapakita ng tunay na suporta ng publiko.
• Kapag may nakatakdang pagpupulong ng komite, botohan sa konseho, o pagsusuri ng patakaran. Makipag-ugnayan nang ilang araw bago, hindi sa mismong araw.
• Kapag may bagong nangyayari: pag-uulat ng media tungkol sa iyong isyu, isang kaugnay na kaganapan, o pahayag mula sa ibang awtoridad na sumusuporta sa iyong posisyon.
• Kapag handa ka nang pormal na ihatid ang petisyon. Ipaalam ito sa kanila nang maaga para makapaglaan sila ng oras upang ito ay maayos na matanggap.

Iwasang masyadong madalas makipag-ugnayan sa tagapagpasiya upang hindi magmukhang pag-udyok na sa halip na komunikasyon ang iyong mensahe. Ang isa o dalawang mensahe na naipadala sa tamang panahon ay mas epektibo kaysa sa tuloy-tuloy na mga email linggo-linggo.

Maghanda ng pakete para sa paghahatid

Kapag handa ka nang pormal na ihatid ang petisyon, maghanda ng isang pakete na nagpapakita ng iyong kampanya nang malinaw at propesyonal. Ang maayos na paghahatid ay mas mahirap isantabi kumpara sa isang link sa website.

• Cover Letter: Isang pahina na nagbubuod ng petisyon: ang problema, ang iyong tiyak na hinihiling, at ang bilang ng mga taong lumagda. Banggitin muli ang anumang takdang petsa at malinaw na humingi ng tugon.
• Listahan ng mga Lagda. I-print ang buod ng mga pirma kasama ang mga pangalan, lokasyon, at anumang mga komento. Kung mayroon kang libu-libong pirma, mas praktikal ang pagkakaroon ng kinatawang sample na may na-verify na kabuuan kaysa sa bawat indibidwal na pangalan.
• Mga Personal na Kuwento: Ang ilang partikular na komento o maikling pahayag mula sa mga lumagdang tagasuporta ay nagdadagdag ng human na aspeto na hindi kayang ibigay ng estadistika lamang. Pumili ng mga halimbawa na malinaw na naglalarawan ng epekto ng isyu.
• Mga ebidensyang sumusuporta. Kung mayroon kang kaugnay na coverage mula sa media, opisyal na datos, o pahayag ng eksperto na sumusuporta sa iyong kaso, isama ito bilang mga attachment o sanggunian.

Kung hihilingin sa iyo ng nagdedesisyon na ipadala ang mga pirma sa email, ipaliwanag na hindi dapat ipadala ang personal na data sa pamamagitan ng email nang maramihan. Ang personal na o pormal na nakasulat na paghahatid ay mas angkop at nagpapakita na maayos mong pinangangasiwaan ang datos ng mga tagasuporta.

Isangkot ang media sa pagsumite

Ang pampublikong paghahatid ay lumilikha ng isang pagkakataon para sa nakikitang pananagutan. Ang pagsaklaw ng media sa pag-turnover ay nagdaragdag ng karagdagang presyon sa tagapagpasya at lumilikha ng bagong interes sa petisyon.

Isang linggo bago ang iyong petsa ng paghahatid, magpadala ng maikling press release o pitch sa mga lokal na mamamahayag na sumasakop sa iyong paksa. Sabihin sa kanila kung ano ang iyong inihahatid, kung ilang tao ang pumirma, at kung kailan at saan magaganap ang pag-turnover.

Tanungin ang tagapagpasya nang maaga kung komportable sila na may presensya ng media. Maraming halal na opisyal ang nagagalak sa pagkakataon. Kahit walang dumating na mga mamamahayag, kumuha ng sarili mong mga litrato at video ng paghahatid. Ang mga ito ay maaaring ibahagi sa isang update ng petisyon at sa social media.

Para sa kumpletong gabay sa paglapit sa mga mamamahayag at pagsusulat ng press release, tingnan ang Paano Magkaroon ng Media Coverage para sa Iyong Petisyon.

Ano ang Gagawin Kung Walang Tugon

Ang kawalan ng tugon ay karaniwan at hindi nangangahulugang binalewala ang petisyon. Maaaring nagma-manage ang mga staff ng malaking dami ng mga liham, maaaring nasa aktibong pag-aaral ang usapin, o maaaring hindi nasadya ng iyong mensahe ang tamang tao.

Mag-follow up isang beses pagkatapos ng makatuwirang pagitan, kadalasan isa hanggang dalawang linggo. Maaari po bang malaman kung natanggap ninyo ang aking naunang mensahe? Kung maaari, kailan po kaya ako makakaasa ng sagot? Maraming salamat po!

Kung wala ka pa ring marinig, isaalang-alang ang iba pang paraan: isang pormal na pagsusumite sa pamamagitan ng sariling proseso ng institusyon, isang tanong na itinaas sa pampublikong pagpupulong, o pakikipag-ugnayan sa pamamagitan ng isang nahalal na kinatawan. Ang pagdodokumento sa kakulangan ng tugon at pagbabahagi nito sa isang update ng petisyon o sa isang pahayag sa media ay maaari ring magdulot ng pressure, ngunit nangangailangan ito ng maingat na pamamahala.

Pagkatapos ng Pag-deliver: Sundan at Isara ang Usapan

Ang paghahatid ay hindi ang katapusan ng kampanya. Panatilihing may impormasyon ang iyong mga tagasuporta tungkol sa mga susunod na hakbang.

• Mag-post ng update kaagad pagkatapos ng paghatid. Ibahagi ang kinalabasan, kung ano ang sinabi, anumang mga larawan, at kung ano ang mga susunod na hakbang. Ang mga tagasuporta na pumirma ilang linggo na ang nakalipas ay interesado pa rin sa resulta.
• Makipag-ugnayan muli sa tagapasiya. Kung nangako silang tutugon o gagawa ng hakbang sa isang tiyak na petsa, sundan ito kapag dumating na ang petsang iyon. Ang magalang at makatotohanang paalala ay nagpapakita na ikaw ay nakatuon ng pansin.
• Ipahayag ang kinalabasan. Kapag nagtagumpay ang kampanya, ipaalam ito nang malinaw sa iyong mga tagasuporta. Kung hindi ito mangyari, ipaliwanag kung ano ang nangyari at kung may karagdagang hakbang na dapat gawin. Nararapat malaman ng mga taong lumahok kung ano ang naidulot ng kanilang mga lagda.

Ang kampanyang nagtatapos nang maayos, manalo man o matalo, ay nagtatayo ng tiwala sa mga taong sumuporta dito at nagpapadali sa pagpapalakas ng kanilang suporta muli sa hinaharap.